大学職員はどのような仕事をするのでしょうか？具体的な仕事内容をイメージすることができますか？大学職員には、教務課、学生課、人事課、財務課、国際交流課など様々な部署があります。
私は学生課に配属されていました、私の経験を基に大学職員の学生課の仕事内容について説明します。ぜひ、大学職員の学生課の仕事内容について理解を深めましょう。
私の担当していた学生課の仕事内容は主に下記の4つでした。
- 奨学金の申請
- 学生数の管理
- 学内アンケート調査
- 学生のサポート
奨学金の申請の仕事内容
まず、奨学金の申請の仕事内容について説明します。
奨学金には、民間企業による奨学金と、日本学生支援機構による返済義務のない給付奨学金と返済義務のある貸与奨学金があります。
学生課では、民間企業でどのような奨学金があるのかを告知したり、日本学生支援機構の各奨学金の説明会をしたりすることになります。
民間企業での奨学金では、学生が主体となって奨学金の申請をすることになります。
例えば、なぜその奨学金が必要なのか、自己PR、大学生活でどのようなことに力を入れたいか、家庭の収入状況などのエントリーシートなどに書類を記入します。
学生課では、その申請書の内容に誤りがないかどうかを確認します。もし必要であれば、書類の添削をすることになります。職員によって異なりますが、私の場合、奨学金のエントリーシートの誤字脱字を確認しました。あまりにも内容が薄い項目があると再度、書き直しをさせていました。
次に日本学生支援機構の奨学金ですが、定期的に奨学金の申し込み方法や奨学金の支給継続の方法、返還の方法などの説明会を開催していました。
実際に、それらの方法などをパワーポイントで準備をしなければならず、新学期が始まる4月から5月後半までこの仕事が中心でした。日本学生支援機構の申し込み方法が複雑で難解のため、学生が間違うことが多いので準備に力を入れていました。
外国籍の学生ミドルネームがあったりなどで、学生の名前と奨学金を振込口座の名義が異なっていることが多く奨学金の振込ができなかったりしてすごく苦労しました。奨学金の申請では、大学内での会議で教授たちにこの学生が奨学金を申請して良いかお伺いを立てなければならず、その資料作成や日程調整もする必要性があります。
日本学生支援機構の奨学金ですが、以前は貸与奨学金のみでしたが、数年前から給付奨学金制度が始まり、業務内容が2倍になりました。そのため、一部の大学職員の方から奨学金担当者が1番大変だということを言っていました。
学生数の管理の仕事内容
次に学生数の管理について説明します。
学生課では、大学や大学院の学生が何名いるのかを把握したり、休学や退学の手続きを担当したりしました。学生の数え方ですが、その学生の出身地を本籍地か現住所で判断するか、外国人だったら何を基準に外国人と定義するのか部署によって見解が異なります。そのため、都道府県別に学生を集計した際に、人数に誤差があり悩んだときがあります。
休学や退学、除籍処理も学生課の仕事内容です。
休学や退学は授業料の支払いの有無や大学を退学になるため、慎重に行わなければなりませんでした。これらの仕事は学生課だけではなく、他の経理課や教務課とも連携をして進めていました。なぜなら、いつまで授業料を支払うのかで揉めたり、退学や除籍となると学生の一生にかかわるからです。
そのため、学生が必要な単位を取っているか、大学の学則を慎重に確認していました。
大学では、月に1回、教授会でこの学生数を報告しなければならず、休学や退学が多くなると上層部から問い詰められたり、どのような対策をしているのかを説明したりしなければなりませんでした。
学内アンケート調査の仕事内容
次に学内アンケート調査について説明します。
私の勤務していた大学では、学生アンケート調査がいくつかありました。私は、アンケート調査の質問選定からアンケート調査の実施までを担当していました。
大学職員や教授たちは、文章の文言に非常に敏感です。そのため、アンケートの質問選定では、何度も会議で文言を確認したり、推敲をしたりしました。
以前までの大学は、紙ベースでアンケート調査をしていましたが、コロナ禍でのDX化推進の影響で、私がアンケートを自前でWebで作成しなければなりませんでした。大学内で1つの業務を変更するためには会議で学部長、学長や理事長の決済を何度も取らなければならず、業務を1つ変更するだけで、こんなにも大変なのかということを学びました。
学生のサポートの仕事内容
最後に学生のサポートの仕事内容について説明します。
学生が長期間欠席をしたり、何か不祥事などがあったりすると、その学生の相談にのったり、学生の生活の聞き取り調査や、その両親に様子をお聞きしたり、何か不祥事をすると関係機関に謝罪をしなければなりませんでした。
恋愛や学業、就活などの悩みから本当にセンスィテブな問題も取り扱わなければならず、自分の発言や対応に非常に気を遣いながら対応にあたっていました。
最後に
私の担当していた学生課の仕事は上記のような仕事がメインでした。この機会に大学職員の学生課の仕事について理解を深めていただけたら嬉しいです。
コメント